Privacy Policy

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. 

Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?
ED´s Städfirma & Byggtjänst AB, (556436-2696) 112 59 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

Vilka personuppgifter samlar vi in och för vilket ändamål?
1. Kund/Order-system
Vi samlar in namn, telefonnummer och e-postadress till anställda hos våra kunder. Dessa uppgifter har personal på kontoret tillgång till och de arbetsledare som hanterar arbetsordrar. Dessa uppgifter behövs för att kunna utföra de tjänster vi ska utföra enligt avtal. Personuppgifterna används för att utföra fasta tjänster och extrabeställningar enligt avtal. E-postadresser används även för att skicka ut städrapporter till våra kunders anställda enligt avtal.

2. Kund/Order-system
Vi registrerar ibland namn, telefonnummer och e-postadress till våra kunders hyresgäster för att kunna utföra arbeten i våra kunders hyresgästers lägenheter. Dessa uppgifter har personal på kontoret tillgång till och de arbetsledare som hanterar arbetsordrar. Dessa personuppgifter används för att utföra extrabeställningar enligt avtal.

3. Hemsidan
Om du besöker vår hemsida kan det kan förekomma att vi använder oss av Cookies så länge du inte själv har valt att stänga av den funktionen. Cookies är små filer som skickas till din dator, surfplatta eller mobiltelefon via webbläsaren. Deras funktion är att samla information om hur du använder hemsidan för att kunna erbjuda dig ett anpassat innehåll och en bättre användarupplevelse. Vi använder oss aldrig av tredjepartscookies.

4. AI-assistent 

På webbplatsen finns en AI-assistent som svarar på frågor utifrån det som står på webbplatsen. Du chattar med ett datorprogram, inte med en person. Vi sparar det du skriver och väljer i chatten, assistentens svar, sidorna där du chattade och när du gjorde det, samt ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer och ditt företags namn om du lämnar dem. Lämnar du kontaktuppgifter och berättar vad du behöver, skickas det som en förfrågan med e-post till oss. Vill du arbeta hos oss sparas det i stället som en jobbansökan. Skriv inte personnummer, hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter i chatten. Vi använder uppgifterna för att svara dig, ta hand om din förfrågan eller ansökan och kontrollera och förbättra assistentens svar. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av detta. Ber du om en offert är grunden också att vidta åtgärder som du har begärt innan ett avtal ingås. Säger du ja i chatten till att din förfrågan skickas till ett annat bolag i Reledo-koncernen är grunden ditt samtycke, som du när som helst kan återkalla genom att kontakta oss. Det bolaget är då självt personuppgiftsansvarigt för förfrågan. Uppgifterna sparas så länge vi behöver dem för dessa ändamål. Säkerhetskopior och tekniska loggar, som inte innehåller det du skriver i chatten, sparas en begränsad tid. För AI-assistenten är vi och Reledo AB, org.nr 559424-2363, Norrlandsgatan 7, 111 43 Stockholm, gemensamt personuppgiftsansvariga. Reledo driver assistenten, och personer hos oss och hos Reledo läser konversationerna för att kontrollera och förbättra svaren. Du kan använda dina rättigheter hos vilket av bolagen du vill, och kontakta oss om du vill veta mer om vår överenskommelse. Microsoft är personuppgiftsbiträde. Uppgifterna lagras i Sverige och behandlas inte utanför EU/EES och Schweiz, som enligt EU-kommissionen har en adekvat skyddsnivå. Det du skriver används inte för att träna AI-modeller. Assistenten fattar inga beslut om dig och sätter inga cookies, men kan komma ihåg chatten i din webbläsare medan fliken är öppen.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?
Vi samlar in personuppgifter i samband med att avtal ingås med våra kunder och i samband med att vi får extrabeställningar.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?
Personuppgiftsbiträden. I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna utföra våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

1) Hantering av Kund/ordersystem

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Var behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behandlar alltid dina personuppgifter inom EU/EES, alla våra egna IT-system och våra uppgiftsbiträdens. IT-system finns inom EU/EES. Uppgifterna från AI-assistenten kan också behandlas i Schweiz, se punkt 4.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål.

Rättslig grund, lagring och gallring av personuppgifter
Innan vi behandlar personuppgifter gör vi en intresseavvägning för att avgöra om behandlingen sker i enlighet med gällande lagstiftning. Vid intresseavvägningen gör vi en bedömning om rätten till behandling av data enligt denna policy väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten.

Uppgifterna som vi har samlat in lagras och används för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden gentemot dig och din arbetsgivare.

Personuppgifterna sparas under den tid vi har avtal med din arbetsgivare och raderas senast 12 månader efter att avtalet har upphört.

Vad har du för rättigheter som registrerad?
Du har rättigheter när det gäller dina personuppgifter och du kan när som helst begära att vi rättar uppgifterna om dig om de skulle visa sig vara felaktiga eller inaktuella eller begära att vi helt tar bort dem.

Du har dessutom rätt att en gång per kalenderår kostnadsfritt få veta vilka av dina personuppgifter som vi hanterar. Din skriftliga begäran skickas till ED´s Städfirma & Byggtjänst AB, Stagneliusvägen 29, 112 59 Stockholm och måste vara undertecknad av dig personligen.

Tänk på att ifall vi mottar en begäran om tillgång eller radering kan vi komma att fråga om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning men också från annan lagstiftning.

Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.

Hur skyddas dina personuppgifter?
Vi använder IT-system för att skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Vi har vidtagit särskilda säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot olovlig eller obehörig behandling (såsom olovlig tillgång, förlust, förstörelse eller skada). Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem.

Vad innebär det att Datainspektionen är tillsynsmyndighet?
Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen, och den som anser att ett företag hanterar personuppgifter på ett felaktigt sätt kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen.

Hur kontaktar du oss lättast vid frågor om dataskydd?
Om du har några frågor om vårt arbete med dataskydd kan du alltid nå oss på gdpr@edfirma.se

Vi kan komma att göra ändringar i vår integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid på vår hemsida www.edfirma.se.

Stockholm 2024-11-05